自己啓発

『納期がないのは仕事とは言わない』私が仕事をする上で意識すること

本日もアラサトーク!をお読み頂き、ありがとうございます。

情熱パーソナリティーさと→☆(@arosatalk)です。

 

実はタイトルは上司のお叱りの言葉です(笑)

この言葉がやけに響きました。なんでだろうと考えた時に、納期について意識していなかったんだと気が付いたのです。

 

漠然と早く終わらせなきゃと急いでいるだけで、片っ端から仕事を終わらせる。

 

優先度をつけて、どれから手をつけるか。どこに力を注ぐか考えずに行動している時ってありませんか?

 

納期があって仕事と呼べる。

 

今回は納期についてお伝えしていきます。

時間を管理することは行動を管理するということ

お叱りを受けた後に付け加えて

 

『時間を管理することは行動を管理するということです。』

 

と言われました。

 

日頃、自分の行動についても振り返りがなかったのですが、時間を管理する上では行動の管理と密接な関係があります。

 

早く終わらせなきゃと思って行動を早くしたとしても、今の進捗率がどれくらいなのか把握してないと、『遅れが出る』となったら、どれくらい遅れるのか報告もできません。

 

どれくらいで終わるか聞かれて、分かりませんって答えたら話になりませんよね。

さと→☆
さと→☆
進捗を管理していなかったので、私はカレンダーに納期を書いて、どれくらい進んでいるかを意識していました。

何時までにこの仕事を終わらせないといけないから、今の進捗では間に合わないな。と感じたら、今している行動を早めるなり、対策を考えるなり行動することができます

 

そうなると、自然に自分の行動を振り返るようになります。

また、納期に間に合わない!となった時、

 

  • 納期当日に間に合わなかったことを報告する
  • 事前に間に合いそうにないことを報告する

 

どちらがいいと思いますか?

 

もちろん、後者ですよね。

 

この報告で『間に合いません』とだけ伝えるよりも、抱えている仕事がどれだけあり、どこで遅れが出ているかなどを報告すると状況を把握してもらえます。

 

もしかしたら抱えている仕事を周りに振ったり、優先度の間違いを教えてくれるなんてこともあるかもしれません。

 

納期を意識することにより、間に合わないと判断した時は、

 

間に合わないと判断 → 早い段階で報告 → 早く次の行動に移れる

 

ことができます。

 

小さな仕事でも納期を決める

計画性がないと感じて納期を意識するようになった私は、計画を立ててもオンスケジュールになりませんでした

 
というのも、計画に向かって行動すると、イレギュラーな仕事がバンバン舞い込んでくるからです。

 

イレギュラーな仕事を片付けていくと、最初の計画はうまく進行しておらず期限ばかりが近づいてきてギリギリだった・・・なんて事もあります。

 

その原因は重要な仕事に『しか』納期を決めていなかったからです。

 

イレギュラーな仕事の納期を意識していなかったが為に、忘れていた・・・とか、間に合わない・・・という事が頻繁に起こってしまいます。

 

小さな仕事でも納期を意識する事が大切です。

 

イレギュラーな仕事は緊急性が高いのか。

 

緊急性が低かったら、納期はいつか。

 

そうすることで優先順位を考えることができ、計画を進めることができます。

 

納期を意識することで早く行動ができる

さて、納期についてお伝えして来ましたが、ここで+αについてお伝えしたいと思います。

 

例えば、ネットショッピングで欲しくて欲しくてたまらないものがあったとします。

 

そして、それを購入しました。

 

商品が届くのは1週間後だったとします。

 

その商品が3日後に届いたとしたら、嬉しくないですか?

 

少し極端でしたが、4日後・5日後に届いたとしても私は嬉しいです。

 

これは仕事でも同じだと思います。

 

納期より前倒しで仕事を終わらせる。

 

なにか訂正があったとしても、前倒しだった為、修正する時間も確保できます。

 

納期当日に完了して、そこから訂正する人と比べたら・・・どちらがいいかは分かりますよね。

 

まとめ

私の職場ではよく「それって今やらないとダメ?」というセリフが飛び交っています。

 

優先度のつけ方を間違いながら仕事を進めていると上記のお言葉をいただいちゃうわけです。

 

納期を意識することで優先順位が明確になり、それに紐づいて時間や行動に対する意識が変わってきます。

 

「ちょっとこれコピーとってきて」といったものも、今じゃないといけないのか確認すれば、もしかしたら後でやればいいことかもしれませんよね。

 

私の職場では「今とってきてよ!」となってしまうのですが(笑)